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Un cahier des charges ���ϳԹ� n'est pas un document administratif. C'est l'outil qui dcide si les rponses des diteurs seront comparables ou non. Quand le document est flou, chaque diteur rpond à sa propre question, les chiffrages varient du simple au triple sans qu'on sache pourquoi, et l'armateur choisit au feeling. Quand il est prcis, les carts de prix deviennent lisibles et les impasses techniques apparaissent avant la signature, pas six mois après la mise en service.

Ce guide s'adresse à ceux qui ont djà arbitr le principe : la flotte passe sur une ���ϳԹ� maritime, le tableur a atteint ses limites. Reste à crire le document qu'on enverra aux diteurs. Chaque section ci-dessous donne le pourquoi, le piège classique, et des formulations d'exigences que vous pouvez reprendre telles quelles, en remplaçant les valeurs entre crochets par les vôtres.

Cadrer le primètre : la section qui fausse tout le reste

Le primètre est la première section du document et la seule que tous les diteurs lisent en entier, parce que c'est elle qui dtermine le chiffrage. Un primètre mal cadr ne produit pas une erreur de quelques pour cent sur le devis : il produit un devis qui ne veut rien dire.

Ce qu'il faut poser noir sur blanc : le nombre de navires et leur typologie, les pavillons concerns, la rpartition des utilisateurs entre le bord et le terre, l'organisation technique (un superintendant pour toute la flotte, ou un responsable par navire), et la cible à trois ans. Une compagnie de six navires qui en visera quatorze dans trois ans ne doit pas se retrouver à rengocier sa licence au premier rachat.

Le piège classique

Compter les navires et oublier les utilisateurs. Un ferry avec quatre officiers mcaniciens, un second capitaine et un service technique à terre de trois personnes, ce n'est pas la même charge de licence qu'un fileyeur de 24 mètres avec un patron et un mcanicien. Deuxième piège : ne pas dire si les quipages doubles comptent pour un ou deux utilisateurs. C'est la ligne qui fait driver le budget dès la première relève.

Exigences à reprendre

• PER-01 — « La solution devra couvrir [N] navires à la mise en service, avec une capacit d'extension à [N+X] navires sur la dure du contrat sans refonte de l'architecture ni migration de donnes. Le soumissionnaire indiquera le mode de tarification appliqu à l'ajout d'un navire en cours de contrat. »
• PER-02 — « Les navires concerns sont : [type, longueur, pavillon, zone d'exploitation, effectif embarqu] pour chacun. Le soumissionnaire prcisera si sa solution impose une configuration distincte par pavillon. »
• PER-03 — « L'organisation comprend [N] utilisateurs embarqus et [N] utilisateurs à terre. Le soumissionnaire prcisera si la tarification est fonde sur les comptes nominatifs, les connexions simultanes ou le navire, et le traitement appliqu aux quipages en rotation. »

Le fonctionnement hors connexion : ne jamais crire « doit fonctionner hors ligne »

« Le logiciel doit fonctionner hors ligne » est la phrase la plus inutile d'un cahier des charges ���ϳԹ� maritime. Tous les diteurs rpondront oui. Certains entendent par là une application embarque complète, d'autres un cache de consultation en lecture seule, d'autres encore un formulaire mis en file d'attente qui perd la saisie si l'application se ferme.

La bonne mthode consiste à spcifier trois choses sparment : ce qui doit être consultable sans rseau, ce qui doit être crable ou modifiable sans rseau, et ce qui se passe à la resynchronisation. C'est le troisième point qui distingue vraiment les solutions. Deux mcaniciens, l'un à bord et l'autre à terre, modifient la même gamme pendant que le navire est hors couverture : que garde le système, que signale-t-il, à qui ?

Le piège classique

Accepter une dmonstration en mode avion pendant trente secondes comme preuve. Le mode hors connexion se juge sur une traverse, pas sur une dmo. Demandez explicitement la dure maximale d'autonomie hors rseau et le volume de donnes conserv localement.

Exigences à reprendre

• OFF-01 — « Sans aucune connectivit, l'utilisateur embarqu devra pouvoir : consulter l'arborescence complète des quipements du navire et leurs documents attachs, consulter le plan de maintenance des [90] jours à venir, crer et clôturer un ordre de travail, saisir un relev de compteur, dclarer une anomalie avec photo, et consulter le stock de pièces du bord. »
• OFF-02 — « L'autonomie hors connexion devra être d'au moins [N] jours sans perte de saisie. Le soumissionnaire prcisera le volume de donnes rpliqu localement et le comportement de l'application en cas de saturation de l'espace de stockage du terminal. »
• OFF-03 — « À la resynchronisation, le système devra dtecter les modifications concurrentes portant sur le même objet, conserver les deux versions et signaler le conflit à un rôle dsign pour arbitrage. L'crasement silencieux d'une saisie bord par une saisie terre sera considr comme non conforme. »
• OFF-04 — « Le soumissionnaire dcrira le protocole de synchronisation, la bande passante consomme par une synchronisation quotidienne type, et la possibilit de synchroniser sur liaison satellite bas dbit. »

Le rfrentiel quipements : profondeur, sisterships, reprise de l'existant

Le rfrentiel est le socle. Tout le reste — plan de maintenance, historique, pièces, coûts — s'y accroche. Une arborescence trop plate et vous ne saurez jamais si la panne rcurrente vient du turbocompresseur ou du refroidisseur d'air de suralimentation. Une arborescence trop profonde et personne ne la remplit.

Trois exigences comptent vraiment. La profondeur de l'arborescence : navire, système, quipement, sous-ensemble, composant remplaçable, avec la possibilit de descendre au niveau de l'article suivi en numro de srie. La rplication sur sisterships : sur une flotte de ferries identiques, ressaisir le rfrentiel navire par navire reprsente des semaines de travail et garantit des divergences. Et la reprise de l'existant, presque toujours sous-estime.

Le piège classique

Écrire « reprise des donnes existantes » sans dire dans quel format elles existent. Vos donnes sont dans un classeur de quarante onglets, un PDF scann de la liste de machines du chantier, et la tête du chef mcanicien qui part à la retraite au printemps. Ces trois sources ne se reprennent pas de la même manière et n'ont pas le même coût. Dites lesquelles vous fournirez et sous quelle forme.

Exigences à reprendre

• EQP-01 — « Le rfrentiel devra permettre une arborescence d'au moins [5] niveaux (navire, système, quipement, sous-ensemble, composant), avec attributs libres par niveau et rattachement d'un numro de srie, d'un fabricant et d'une documentation à chaque nœud. »
• EQP-02 — « La solution devra permettre de dupliquer le rfrentiel et le plan de maintenance d'un navire vers un sistership, puis de grer les carts navire par navire sans rompre le lien avec le modèle de flotte. »
• EQP-03 — « La reprise portera sur les sources suivantes : [fichiers tableur, listes de machines chantier, extraction de l'outil actuel, documentation fabricant]. Le soumissionnaire indiquera les formats d'import accepts, le volume traitable, le nombre de reprises d'essai incluses, et qui, de l'diteur ou du client, ralise le nettoyage des donnes. »

Plan de maintenance et dclencheurs : la partie que les outils gnriques ratent

C'est la section qui spare une ���ϳԹ� maritime d'un outil conçu pour un site à terre. Ailleurs, la maintenance prventive est presque toujours calendaire. À bord, elle est mixte : le moteur principal se rvise aux heures de fonctionnement, le matriel de scurit à la date, les injecteurs à la combinaison des deux, et certains organes sur tat mesur. Si le cahier des charges ne dcrit pas cette mixit, vous achèterez un agenda.

Le point qui coince le plus souvent est la combinaison de dclencheurs. « Toutes les 500 heures ou tous les 12 mois, au premier des deux termes chu, avec remise à zro du compteur à la ralisation » est une règle banale à bord et impossible à exprimer dans beaucoup d'outils. Demandez une dmonstration sur ce cas prcis. Le second point est la tolrance : une chance à 500 heures ralise à 512 heures pendant une escale n'est pas un retard, c'est une ralisation dans la fenêtre admise, et le système doit savoir l'enregistrer comme telle.

Sur la construction du plan lui-même, notre guide en quatre tapes pour un plan de maintenance prventive dtaille ce qui doit exister avant même d'ouvrir un logiciel.

Exigences à reprendre

• PMS-01 — « La solution devra grer des dclencheurs calendaires, à compteur d'heures, à cycles et sur seuil de mesure, ainsi que leur combinaison logique (ET / OU) sur une même tâche, avec rinitialisation automatique du compteur à la clôture de l'intervention. »
• PMS-02 — « Chaque tâche devra porter une tolrance paramtrable exprime en jours et/ou en heures de fonctionnement. Une intervention ralise dans la tolrance ne devra pas être comptabilise en retard dans les indicateurs. »
• PMS-03 — « Une gamme de maintenance devra contenir a minima : les oprations dtailles, les pièces et consommables associs, la dure estime, la qualification requise, les consignes de scurit applicables et les documents de rfrence. »
• PMS-04 — « Le report d'une chance devra être trac : auteur, date, motif, nouvelle chance, et validation par un rôle habilit au-delà de [N] jours de report. »

La conformit : ISM, classification, certificats, Port State Control

C'est la section que les diteurs non maritimes traitent par une phrase gnrique sur la « conformit rglementaire ». Elle mrite d'être la plus dtaille du document, parce que c'est là que se joue la diffrence entre un outil de confort et un outil qui vous vite une dficience.

Quatre blocs à couvrir. Les enregistrements exigs par le code ISM : le système de gestion de la scurit impose de tenir la preuve de l'entretien du navire et de ses quipements, et cette preuve doit être produisible à l'audit. Les quipements critiques au sens du chapitre 10.3 du code, pour lesquels des mesures spcifiques et des essais priodiques sont attendus : le système doit permettre de les marquer comme tels et de les traiter diffremment du reste. Le PMS approuv par la socit de classification, si votre flotte est concerne, avec ses contraintes propres de traçabilit et de rapport. Et les certificats, navire comme quipage, avec alertes d'expiration. Nos articles sur la conformit ISM appuye sur une ���ϳԹ� et sur le PMS approuv par les socits de classification dtaillent ces deux blocs.

Le piège classique

Se contenter d'exiger que « les donnes soient conserves ». Un inspecteur du Port State Control ne demande pas des donnes, il demande un dossier, sur un poste, en quelques minutes, souvent en anglais. Spcifiez la production du document, pas seulement le stockage.

Exigences à reprendre

• CNF-01 — « La solution devra permettre d'identifier les quipements critiques au sens du chapitre 10.3 du code ISM, de leur associer des tâches et essais priodiques spcifiques, et d'diter la liste de ces quipements avec l'tat de leurs chances à une date donne. »
• CNF-02 — « Le système devra produire, en moins de [5] minutes et sans intervention de l'diteur, un dossier exportable au format PDF comprenant, pour un quipement ou un système donn : l'historique complet des interventions sur [priode], les pièces remplaces, les intervenants et les documents joints. Ce dossier devra être disponible en français et en anglais. »
• CNF-03 — « La solution devra grer les certificats du navire et de l'quipage avec date d'mission, date d'expiration, fenêtre d'inspection, pièce jointe et alerte paramtrable à [90 / 60 / 30] jours, adresse à des destinataires distincts bord et terre. »
• CNF-04 — « Le soumissionnaire prcisera si sa solution est djà utilise dans le cadre d'un système de maintenance planifie approuv par une socit de classification, et lesquelles. »

Stocks et achats : la liaison pièce-quipement avant tout

Une ���ϳԹ� qui gère les stocks sans les rattacher aux quipements ne sert à rien de plus qu'un inventaire. La seule question qui compte à bord est : quelles pièces vont avec cette machine, et lesquelles ai-je rellement à disposition ? Le reste en dcoule.

Le second point spcifiquement maritime est la double localisation. Une pièce peut être au magasin du bord, dans un local du navire, au dpôt à terre, ou en transit vers le prochain port d'escale. Les quatre situations sont diffrentes et un modèle de stock mono-site ne les reprsente pas. Notre article sur la gestion des stocks MRO et les ruptures de pièces critiques dveloppe la logique de seuils applicable aux pièces critiques.

Le piège classique

Oublier les pièces de rechange obligatoires imposes par la classification ou le pavillon. Elles ne se gèrent pas comme du consommable : elles doivent être identifies comme obligatoires, leur consommation doit dclencher un rapprovisionnement suivi, et leur absence doit être visible avant la visite, pas pendant.

Exigences à reprendre

• STK-01 — « Chaque article devra pouvoir être rattach à un ou plusieurs quipements du rfrentiel, avec rfrence fabricant, rfrence interne et emplacement physique. Depuis la fiche d'un quipement, l'utilisateur devra accder directement à la liste des pièces compatibles et à leur disponibilit par lieu de stockage. »
• STK-02 — « La solution devra grer des seuils d'alerte par article et par lieu de stockage, distinguer le stock embarqu du stock à terre, et permettre de marquer un article comme pièce de rechange obligatoire au titre de la classification ou du pavillon. »
• STK-03 — « La clôture d'un ordre de travail devra dcrmenter automatiquement le stock des pièces consommes et gnrer, le cas chant, une demande d'approvisionnement rattache à l'quipement et au navire concerns. »
• STK-04 — « Le cycle d'achat devra couvrir : demande d'achat, circuit de validation à [N] niveaux avec seuils de montant, consultation fournisseurs, commande, rception partielle ou totale, et rapprochement avec la facture. »

Utilisateurs, rôles et traçabilit : le sujet des relèves

À bord, les comptes partags deviennent la norme quand personne n'a spcifi le contraire. Un poste en machine, un identifiant coll sur l'cran, et tout l'historique devient inexploitable, en audit comme en analyse de panne. Le cahier des charges doit fermer cette porte dès le dpart.

Le sujet propre au maritime est la relève. Un second mcanicien qui embarque pour six semaines doit hriter d'un rôle, pas d'un compte. Le système doit permettre d'attribuer et de retirer des droits en quelques secondes, sans supprimer l'historique de l'utilisateur sortant, et sans qu'un compte reste actif six mois après le dbarquement.

Exigences à reprendre

• USR-01 — « Chaque utilisateur devra disposer d'un compte nominatif. Les droits devront être attribus par rôle (chef mcanicien, second mcanicien, capitaine, superintendant, acheteur, auditeur en lecture seule) et modifiables navire par navire. »
• USR-02 — « Toute cration, modification ou suppression d'un enregistrement devra être horodate et attribue à un utilisateur identifi. L'historique devra être inaltrable : aucune suppression dfinitive ne doit être possible depuis l'interface, y compris pour un administrateur. »
• USR-03 — « La clôture d'une intervention devra pouvoir exiger une validation par un rôle distinct de celui qui a ralis le travail, avec signature lectronique ou validation trace, paramtrable par type de tâche. »
• USR-04 — « La solution devra permettre la dsactivation immdiate d'un compte au dbarquement sans perte de l'historique attach, et la reprise du rôle par l'utilisateur relevant. »

Les donnes : proprit, export, rversibilit, hbergement

Cette section s'crit dans le cahier des charges, pas à la rsiliation. Une fois le contrat sign, la position de ngociation a disparu. Plusieurs annes d'historique de maintenance sur toute une flotte reprsentent un actif technique considrable, et le jour où vous voudrez changer d'outil, la seule chose qui comptera sera ce que le contrat prvoit.

Quatre points. La proprit des donnes, qui doit être affirme sans ambiguït au bnfice du client. Le format d'export, qui doit être structur et exploitable, pas un PDF de plusieurs milliers de pages. La rversibilit en fin de contrat, avec un dlai et un primètre. Et l'hbergement, avec la localisation physique des serveurs et les modalits de sauvegarde. Si votre flotte relève d'exigences de cyberscurit de type IACS UR E26 et E27, ajoutez-les ici plutôt qu'en annexe.

Exigences à reprendre

• DAT-01 — « Le client demeure propritaire de l'intgralit des donnes saisies, importes ou gnres, y compris les documents joints et les journaux d'audit. Le contrat ne devra confrer à l'diteur aucun droit d'usage de ces donnes à d'autres fins que l'excution du service. »
• DAT-02 — « Le client devra pouvoir dclencher lui-même, à tout moment et sans coût supplmentaire, un export complet de ses donnes dans un format structur et document, accompagn d'un dictionnaire de donnes, incluant les fichiers joints. »
• DAT-03 — « En fin de contrat, quelle qu'en soit la cause, l'diteur devra fournir l'export complet sous [30] jours et attester de la suppression des donnes à l'issue d'un dlai de conservation de [90] jours. »
• DAT-04 — « Le soumissionnaire prcisera la localisation physique des donnes, la frquence des sauvegardes, la dure de rtention, la procdure de restauration et le dlai de restauration après incident. »

���Գٲ������پ��Dz� : ERP, comptabilit, paie, systèmes de bord

L'intgration est le poste où les mauvaises surprises coûtent le plus cher, parce qu'elle n'apparaît jamais dans les dmonstrations. Deux familles à traiter sparment.

Côt gestion : l'ERP, la comptabilit, la paie. Ce qui circule, ce sont les commandes, les rceptions, les factures, les centres de coût par navire, et parfois les temps passs. Prcisez le sens du flux et sa frquence. Côt bord : les automates, les systèmes d'alarme et de surveillance, les passerelles de donnes. Rcuprer automatiquement les compteurs d'heures depuis un bus NMEA 2000 supprime la source d'erreur la plus banale du plan de maintenance : le relev manuel oubli ou mal recopi.

Le piège classique

Se contenter de la mention « API disponible ». Demandez la documentation publique de l'API, les limites d'appel, le mode d'authentification, et si l'accès est inclus dans l'abonnement ou factur en supplment. Une API facture au connecteur change l'conomie du projet.

Exigences à reprendre

• INT-01 — « La solution devra exposer une API documente et accessible au client, permettant a minima la lecture des quipements, des ordres de travail, des mouvements de stock et des commandes. Le soumissionnaire fournira le lien vers la documentation publique et prcisera les quotas d'appel. »
• INT-02 — « Le soumissionnaire dcrira les intgrations djà ralises avec [nom de l'ERP ou de l'outil comptable] et indiquera, pour chacune, s'il s'agit d'un connecteur standard maintenu ou d'un dveloppement spcifique, ainsi que son coût. »
• INT-03 — « La solution devra permettre l'alimentation automatique des compteurs d'heures depuis les systèmes de bord, ou à dfaut par import de fichier planifi. »

Dploiement, formation et support : la section qu'on crit trop vite

Le logiciel coûte rarement autant que le temps qu'il faut pour le mettre en service. Cette section doit rpondre à trois questions simples : qui reprend les donnes, qui forme, et qui rpond quand ça bloque à trois heures du matin heure de Marseille parce que le navire est au large de Singapour.

Le point le plus souvent nglig est le fuseau horaire du support. Un support « en heures ouvres » depuis un seul pays ne couvre pas une flotte mondiale : pour une compagnie exploitant en Asie du Sud-Est, une plage 9h-18h heure de Paris tombe en pleine nuit à bord, c'est-à-dire prcisment au moment où l'quipe de quart a besoin d'une rponse. Écrivez les heures en UTC, pas en « heures ouvres ».

Exigences à reprendre

• SUP-01 — « Le soumissionnaire prcisera la rpartition des tâches de reprise de donnes entre l'diteur et le client, le nombre de jours d'accompagnement inclus, et le coût unitaire des jours supplmentaires. »
• SUP-02 — « La formation devra couvrir les profils bord et terre sparment, en français et en anglais, et inclure un dispositif permettant de former un nouvel embarqu sans mobiliser l'diteur. Le soumissionnaire indiquera le format (prsentiel, distanciel, support crit, vidos) et la dure. »
• SUP-03 — « Le support devra être joignable de [HH:MM] à [HH:MM] UTC, [N] jours par semaine, par [canaux]. Le soumissionnaire s'engagera sur un dlai de première rponse de [N] heures et sur un dlai de prise en charge des incidents bloquants de [N] heures, mesurs en heures calendaires et non en heures ouvres. »
• SUP-04 — « Le soumissionnaire dcrira la procdure applicable lorsqu'un navire signale un dysfonctionnement alors qu'il est hors couverture rseau. »

Les erreurs classiques de mise en place viennent presque toutes de cette section traite à la lgère.

La trame du document, section par section

Un cahier des charges ���ϳԹ� tient en quinze à trente pages. Au-delà, personne ne le lit en entier et les rponses deviennent approximatives. Voici la structure qui permet de dpouiller sans se perdre.

Distinguer l'obligatoire du souhaitable

Chaque exigence doit porter un niveau : obligatoire (une rponse ngative limine le soumissionnaire), important (not et pondr), souhaitable (dpartage à galit). Sans cette distinction, tous les diteurs rpondent « oui » partout et vous n'avez plus rien à comparer. Trois ou quatre exigences liminatoires suffisent : au-delà, vous n'aurez plus de candidats.

Numroter, toujours

Les codes du type PER-01 ou OFF-03 utiliss dans cet article ne sont pas dcoratifs. Ils permettent d'exiger que chaque soumissionnaire rponde exigence par exigence, dans l'ordre, avec un niveau de couverture et un commentaire. Un diteur qui rpond par une plaquette commerciale au lieu d'un tableau ligne à ligne vous dit djà quelque chose sur la suite de la relation.

Pondrer les critères et dpouiller les rponses

La pondration se fixe avant de recevoir les rponses, et se communique aux soumissionnaires. C'est ce qui garantit qu'on ne rajuste pas les poids après coup pour faire gagner celui qu'on prfrait. Voici une rpartition de dpart, à ajuster selon la flotte : une compagnie de pêche hauturière montera le poids du hors connexion, un armateur de ferries celui de la conformit et de la disponibilit.

Noter sur une chelle courte

Une chelle à quatre niveaux suffit et vite les demi-points de complaisance : 0 non couvert, 1 couvert partiellement ou par contournement, 2 couvert en standard, 3 couvert en standard et dmontr sur votre propre jeu de donnes. Le niveau 3 ne s'accorde qu'après dmonstration sur un scnario que vous avez crit vous-même. Par exemple : crer hors rseau un ordre de travail sur un auxiliaire, y consommer deux pièces, resynchroniser, puis diter le dossier d'historique de l'quipement.

Le coût se note à part

Ne noyez pas le prix dans la grille fonctionnelle. Demandez un coût complet sur cinq ans : abonnement, mise en service, reprise de donnes, formation initiale et de rattrapage, options, coût d'ajout d'un navire, coût d'ajout d'un utilisateur. C'est le seul moyen de comparer une offre à faible abonnement et forte prestation de dmarrage avec une offre construite à l'inverse. Notre analyse du vrai coût d'un tableur face à une ���ϳԹ� maritime donne le cadre de raisonnement pour construire ce total.

Où se situe cette tape dans votre projet

Le cahier des charges est la deuxième des trois tapes d'un projet ���ϳԹ�. Il ne sert pas à grand-chose si les deux autres sont sautes.

Avant : comparer les solutions du march et comprendre ce qui distingue rellement une ���ϳԹ� maritime d'un outil gnrique. Si vous en êtes encore là, commencez par notre grille de 32 critères pour choisir un logiciel de ���ϳԹ� maritime : elle vous dira quoi regarder avant d'crire quoi que ce soit.

�����è�� : dployer. Une fois l'diteur retenu, le projet se joue sur la reprise des donnes, l'appropriation par les quipages et les premières semaines d'usage rel. Notre check-list de mise en place d'une ���ϳԹ� maritime reprend le fil à partir de la signature.

Un dernier conseil de mthode : faites relire le document par un chef mcanicien avant de l'envoyer. C'est lui qui saisira les donnes tous les jours, et c'est cette relecture qui fait disparaître les exigences thoriques que personne n'utilisera jamais. Si vous voulez confronter votre projet de cahier des charges à des cas rels de flottes de pêche, de ferries, de pilotage ou de navires de service, �����������-�Դdzܲ�.

Une fois le cahier des charges rdig, la slection puis le dploiement suivent une logique que nous droulons pas à pas dans le guide complet de la ���ϳԹ� maritime.